—— I would like speak a few words

前言

Office为巨硬推出的办公套件，其中Word用于文字处理，Excel用于数据表处理，PowerPoint用于文稿演示。本文将结合前段时间书写论文中Word排版问题，探讨可以如何优雅的使用Office，提高办公效率

Word

• 排版

  • 封面

    解决方案：无框表格 + 绘制直线

    

    绘制直线也可通过添加 表格下边框 实现，可调整表格内文字行距到较为舒服的位置

    插入 -> 图片 可嵌入商标、校徽等图片信息

  • 样式

    样式指各种格式的集合，通常指正文、各级标题、图表标题、表内容和目录等的格式。设置样式可实现 格式与内容分离 处理。

    设置过程为 样式 -> 创建样式，一般需要修改的参数为：字体、字号、间距、行距、缩进和对齐方式，通常为 正文，一、二、三级标题 各自设置样式。

    在设置好各级样式后，即可设置各级列表，设置过程为 段落 -> 定义新的多级列表

    

    注意将 编号与级别相连接，编号缩进，大小，对齐方式可自行调整

    一般一级标题多为 第 X 章，在设置二三级标题时会出现 一.1，直接删除前面的 一. 即可

    接下来设置多级目录起来，大致是这样：

    

    通过 Tab 键可在多级编号间跳转

    此时，即可利用 引用 -> 目录 -> 自动目录 对目录进行自动更新，通过 自定义目录 -> 修改 即可设置目录格式

    截屏软件为 ScreenToGif

  • 页眉页脚

    在对页眉页脚进行设置之前，需先插入 分节符 ，具体操作为 布局 -> 分隔符 -> 下一页，分节符的插入按 章节 进行

    插入页眉操作为：插入 -> 页眉

    页眉与当前章标题相同设置为：插入 -> 文档部件 -> 域 -> StyleRef -> 标题一

    此处需注意，在每章开始时，需取消 连接到前一页页眉

    对于需要奇偶页页眉不同的，可在页眉页脚 设计 页面，勾选 奇偶页不同，分开设置即可

    可开启 显示/隐藏编辑标记，其在 段落 最右侧，方便观察段落分隔

    页眉本质上是表格的横线，当某页不需要页眉时，可通过设置 无框线 隐藏页眉，此时注意取消上下页的 连接到前一页页眉

    当出现 分隔符 无法删除时，可进入 视图 -> 大纲视图 下删除

    插入页脚操作为： 插入 -> 页脚

    在设置页码时，选择 页面底端，可通过 设置页面格式 进行 罗马数字 I,II,III 或 阿拉伯数字 1,2,3... 设置

    此处对于每章，可在 设置页面格式 中选择 续前节 使页码连续

  • 题注

    使用题注，有两点好处

  • 图表编号可自动顺延

  • 中途增删某张图表，编号可自动更新。

    插入题注操作为：引用 -> 插入题注

    

    当图表发生变化时，可选中某个题注，右键 更新域 完成全文题注更新

  • 交叉引用

    此处交叉引用，主要针对于参考文献而言，当利用万方或IEEE导出大量参考文献后，需要在文中添加引用

    

  • 公式插入

    虽然Word自带公式编辑软件，推荐使用 MathType 进行公式编辑操作。其提供的 右编号 功能，结合 章节分隔符 可实现公式的自动编号。

    

    当在文中插入公式时，可能出现公式与文字高低不平的情况，此时可打开 布局 右侧小三角， 在 文档网络 -> 网络 中选择 无网络 即可

• Tips

  • 自动保存

    在用Word进行文字处理时，突然的宕机可能使工作前功尽弃，其实，并不然。

    Word自带自动保存功能，当电脑发生宕机后，可在 C:\Users\XXX\AppData\Roaming\Microsoft\Word\ 中找到 asd 后缀文件，直接将其命名为 .docx 或 .doc，即可用 Word 正常打开，其中 XXX 为用户名

    用户可在 文件 -> 选项 -> 保存 中设置自动保存时间，保证文件的及时保存和更新。

  • 格式刷

    格式刷，即可将当前文本刷成格式刷下的样式。当需要做大量重复格式统一操作时，可 双击 格式刷按钮，即可直接使用多次

    此方式适用于所有Office软件

  • 快捷键

    重复上次操作：F4

    分页符：Ctrl + Enter == n * Enter

PowerPoint

• Tips

  • 杂项

    当在一页PPT中有多幅图片、大量文字和动画时，对于单个目标的选中是困难的，可利用 开始 -> 选择 -> 选择窗格，对不同内容命名区分，同时可以隐藏当前不需要的素材。

    

    当打开图片后，可在 格式 -> 大小 -> 裁剪中对图像大小进行处理，再按下裁剪后完成裁剪。在 格式 -> 颜色 -> 设置透明色可对图像进行透明化处理

    

    快捷键 Ctrl + G 可对多个图层进行组合

  • 素材

    在进行PPT制作时，素材是必不可少的，这里提供一些常用的素材ICON网站

    Flaticon : https://www.flaticon.com/

    ICON8 : https://icons8.com/

    ICOOON-MONO : http://icooon-mono.com/

    Illustrio : https://illustrio.com/

    Iconmonstr : https://iconmonstr.com/

    Pictogram2 : http://pictogram2.com/?lang=en

    部分可能需要你能爬出墙 :(

• 插件

  插件即为一些可以大大提高工作效率的小应用，推荐以下两款

  • Nordri Tools

  • OKTools

    一键转图、矩式复制、尺寸递进、对齐工具栏、取色器等都是较为好用的工具

Excel

• Tips

  • 数据处理、计算、绘图

    可能你不会Python也不会Matlab，或者并没有装相应的开发环境，利用Excel也能完成数据的处理、计算和绘图工作。对于较为规矩的数据如A分隔符B分隔符C，可根据 数据 -> 分列，通过选择 分割符号 或 固定宽度 实现数据的提取，同时可利用如 AVERAGE，VARA，STDEV 等基本函数计算数据统计特性，利用 插入 -> 图表绘制折线、柱形、散点图

    

    经测试，画类似折线图，Excel速度快于Matlab